Voilà plusieurs mois que j’ai installé Google Apps sur le nom de domaine correspondant à mon nom de famille avec son .fr. Je me sers de cette application pour créer et gérer les espaces Google de certains membres de ma famille. Plutôt satisfait du service, j’ai voulu préparer ici un petit retour d’expérience sur le sujet.

1. C’est quoi ?

Avant d’aller plus loin, si vous ne savez pas ce qu’est Google Apps, il parait intéressant d’en faire un petit récapitulatif. L’idée de Google c’est de vous mettre à disposition :

• des comptes gmail / google calendar / google docs / etc.
• ainsi que l’administration de ces comptes (création, paramétrage)
• sur un de vos noms de domaine.

Avec Google Apps, vous pouvez donc mettre à disposition gratuitement (gratuit pour des familles ; payant pour des entreprises ou organismes type associations) des adresses email indépendantes (non liées à des comptes gmail) au format prenom@nom.fr si tant est que vous soyez détenteur du nom de domaine de votre nom de famille en .fr (remarquez qu’il y a aussi la possibilité d’acheter le nom de domaine durant la mise en place de Google Apps auprès de GoDaddy ce qui facilite sans doute la mise en place). L’avantage (outre le côté esthétique de l’adresse email) réside dans les fonctions de partage pour les membres du domaine donné.

Pour plus d’informations sur Google Apps, rendez-vous sur les pages décrivant le service de Google.

2. L’installation

L’installation n’est pas forcément facile, pas forcément irréalisable non plus. Pour les personnes habituées à installer un programme Wordpress pour mettre en place un blog, ce sera sans doute un peu plus difficile. Pour les personnes habituées à installer et paramétrer des serveurs, ce sera sans doute un jeu d’enfant. La difficulté réside principalement dans les délais de propagation des DNS, qui rendent le service impossible à installer instantanément. Il faut compter quelques jours. On comprend ainsi mieux pourquoi certaines sociétés commercialisent l’installation de Google Apps.

Toutefois, elle s’est faite de mon côté sans trop de soucis, à l’aide d’un nom de domaine que j’avais hébergé chez Gandi.

Plus d’informations sur l’installation de Google Apps.

3. A l’usage…

Rentrons à présent dans le vif du sujet et parlons maintenant de l’utilisation de Google Apps. Evidemment, on n’utilise pas à proprement parler. On utilise les fonctions d’administration de Google Apps d’une part et les outils de Google Apps (gmail, calendar, docs, site, etc.) d’une autre part.

Concernant le volet des mails, du calendrier, et de toute la suite Google Apps, on ne sera pas dépaysé de l’utilisation de Gmail puisqu’il s’agit bien entendu en tout point du même service, proposant les mêmes options de personnalisation et de paramétrage à ses utilisateurs. Ne nous attardons pas sur le sujet. D’autres en parleront mieux que moi.

Pour l’administration, vous serez donc capable de créer des comptes. Ce sera tout. Bien entendu, impossible de connaître le mot de passe de l’utilisateur si vous activez l’option visant à le changer dès la première connexion. Vous pourrez, au mieux, me semble-t-il, lui faire remettre à zéro et lui réinitialiser. La confidentialité est donc complète.

Ce qui est intéressant, c’est que ce service de bureautique complet (si l’on inclue Google Docs qui est ni plus ni moins que la suite Office en ligne, permettant de remplacer Word, Excel et ses compères) est à la hauteur d’un parc informatique bureautique d’entreprise complet, se mettant à jour de manière automatique, et permettant à ses utilisateurs de bénéficier de services constamment dernier cri. Finies les mises à jour de logiciels, finies les heures passées à administrer les programmes, tout sera géré en automatique par Google. Et ça marche…

Certains rétorqueront :

oui mais ces services ne sont accessibles que par Internet ! Si je me déplace dans un train par exemple, où je n’ai pas de connexion à Internet, je n’ai plus accès à rien ! Même pas à Word ?!

Ah-ah ! Bande de malins… Vous ne connaissez donc pas Google gears ? Cela vous permettra de :

• synchroniser automatiquement le contenu en ligne de votre compte Google Apps (documents, mail, etc.)
• de sorte de pouvoir y accéder en local lorsque vous n’avez pas de connexion Internet ;
• et de sorte que cela se synchronise avec le contenu en ligne lorsque vous retrouvez Internet.

Je crois qu’on ne peut pas faire mieux à l’heure actuelle. Quelqu’un de censé ne dira pas le contraire.

A l’usage, cela se retrouve être un service avec une haute disponibilité, permettant de donner accès à tous vos documents tout le temps, de n’importe où, et de faire de votre messagerie la boîte mail la plus accessible que vous n’ayez jamais eue. On y retrouve l’utilisation des services Google, avec une personnalisation du nom de domaine.

4. Mobile

Evidemment, l’utilisation mobile de Google Apps se fait naturellement avec les nouveaux terminaux mobiles tels que l’iPhone. Le calendrier se synchronise avec les protocoles Exchange, les mails sont gérables naturellement en imap. Allez, seul bémol : la synchronisation des contacts.

Déjà difficile de base, il s’avère que les différents champs pour les contacts chez Google ne sont pas pleinement compatibles avec les champs de contact sur l’iPhone. Dommage, cela le rend difficilement utilisable. D’autant plus dommage que les fonctions de partage des contacts dans Google Apps sont alléchants. N’allez pas croire que vous pourrez aisément partager vos contacts avec les contacts des autres membres du même domaine Google Apps que vous, mais vous pourrez en revanche garder vos coordonnées entre vous, comme un annuaire d’entreprise.

5. En entreprise

Comprenons-nous bien : je n’ai pas Google Apps dans le cadre de mon environnement bureautique de travail. Mon employeur fait partie de ces courants de pensées qui visent à favoriser les mises à jour de ces aberrations informatiques programmes tels que Lotus Notes. Mais enfin, lorsque l’on voit les sommes investies par les départements informatiques des entreprises, le temps passé à gérer les mises à jour de suites bureautiques des postes clients, de l’administration des services type mail en interne… Tout encourage à la mise en place de services Google Apps en entreprise.

Evidemment, je comprends que pour des raisons de confidentialité, de haut paramétrage des services, il y aie besoin d’éléments dédiés, de programmes spécifiques, de serveurs indépendants. Mais est-ce aujourd’hui là que se placent les enjeux des directions informatiques professionnelles ?

Il me paraît bien plus opportun aujourd’hui d’investir dans ce type de service « clé en main » et reporter les coûts économisés sur des services de communication modernes, favoriser la présence des employés sur des réseaux sociaux pour développer leur environnement professionnel 2.0, et former les services à l’utilisation poussée des outils qui sont mis à leur disposition.